ACCESS

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

TIPO DE DATOS

Un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores.

Datos adjuntos: como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.

Autonumérico: Números que se generan automáticamente para cada registro.

Moneda: Valores monetarios.

Fecha/Hora: Fechas y horas. 

Hipervínculo: Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico. 

Memo: Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.

Número: Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda.

Objeto OLE: Objetos OLE, como documentos de Word.

Texto: Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Sí/No: Valores booleanos.

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada. 

Propiedades generales de los campos

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
3. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

LOS REGISTROS

En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

Sus partes :

TIPOS DE RELACIONES

Existen tres tipos de relaciones de tabla:

Relaciones uno a varios

Una relación uno a varios es el tipo más habitual de relación. En este tipo de relación, una fila de la tabla A puede corresponderse con muchas filas de la tabla B, pero una fila de la tabla B sólo puede corresponderse con otra de la tabla A. Por ejemplo, en las tablas publishers (editoriales) y titles (títulos) se da una relación uno a varios: una editorial publica muchos títulos, pero a cada título le corresponde sólo una editorial.

Cree una relación uno a varios si solamente una de las columnas relacionadas es la clave principal o tiene una restricción unique.

El lado de la clave principal de una relación uno a varios se indica mediante un símbolo de clave. El lado de la clave externa de una relación se indica mediante un símbolo de infinito.

Relaciones Varios a Varios

En una relación varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relaciones se crea definiendo una tercera tabla, denominada tabla de unión, cuya clave principal esté constituida por las claves externas de las tablas A y B. Por ejemplo, entre las tablas authors (autores) y titles(títulos) existiría una relación varios a varios definida por una relación uno a varios entre cada una de ellas y la tabla titleauthors (títuloautor). La clave principal de la tabla titleauthors es la combinación de la columna au_id (la clave principal de la tabla authors) y la columna title_id (la clave principal de la tabla titles).

Relaciones uno a uno

En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Se crea una relación uno a uno si las dos columnas relacionadas son claves principales o tienen restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es habitual, ya que la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Puede utilizar una relación uno a uno para:

• Dividir una tabla con muchas columnas.
• Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.
• Almacenar datos que son efímeros y que pueden eliminarse fácilmente mediante la simple eliminación de la tabla.
• Almacenar información que se aplica solamente a un subconjunto de la tabla principal.

El lado de la clave principal de una relación uno a uno se indica mediante un símbolo de clave . El lado de la clave externa también se indica mediante un símbolo de clave.